外国人採用時の雇用契約書

外国人を雇用するには、日本人を雇用する場合と同様に雇用契約を結ぶ必要があります。

外国人が就労する場合には就労ビザを取得する必要がありますが、就労ビザ取得申請時には雇用契約書等を提出が義務付けられています。
雇用契約書は雇用条件を明確にするものであり、かつ在留資格を取得するために有効な情報が記載されている必要があります。この手順を怠ってしまうと、トラブルが発生したり、場合によっては不法就労等に問われてしまったりする可能性もありますので注意しましょう。

■雇用契約書とは

雇用契約書とは、その名の通り、労働者と雇用主の就労に関する合意内容をまとめたものです。
契約自体は書面に残さずに、口頭のみで結ぶことが可能です。
そのため、「雇用契約書」という書面がなくとも、口頭で全ての内容に対して合意に達した場合でも契約自体は成立したことになります。

しかし実際には、双方の意向の相違等が発生することが予想されるため契約書という形で書面に合意内容を残すことが理想的です。
しかし、就労の際に必要な在留資格を有していない外国人を雇用する際には、在留資格取得時に出入国在留管理庁に雇用契約書等を提出する必要があるため、雇用契約書等を作成することは必須と言えます。

■雇用契約書作成時の注意点

雇用契約書は日本人を雇用する際に使用しているものと同じでよいのですが、習慣や考え方の違いからくるトラブルを未然に防ぐためにも、それらを考慮にいれた雇用契約書をご用意いただくことをお勧めします。なお、出入国在留管理庁に提出する雇用契約書は、外国人と会社の署名が必要です。

◇外国人労働者を軽視しない

日本を訪れる外国人には、水準以上の教育を受けている方も大勢いらっしゃいます。
また、日本人と比較して契約書に書かれた内容を確認し重視する傾向があります。

そのため雇用主は、明確かつ適切な契約内容を契約書に提示することが重要です。

◇理解可能な言語で作成する

外国人従業員と雇用主の間に雇用契約内容の認識の相違が発生しないよう外国人の母国語でも雇用契約書を作成することをお勧めします。

仮に、外国人従業員が日本語の雇用契約書を理解していなかった場合、契約自体が無効となる可能性もあり、無効の場合は在留資格の取得申請にも影響します。
そのため雇用主は、外国人従業員が契約内容を理解しているかどうか確認することが重要です。

契約内容を理解していることを証明するために、
「私は雇用契約書について、十分に検討し、理解いたしました。」と
外国人従業員に一筆いただくことも雇用契約書を有効なものとする手段となります。

◇わかりやすい表現にする

言語の種類だけではなく、表現方法も考慮することが理想的です。
一般の雇用契約書は、日本人であっても法律を学んだことがない限り、理解に時間がかかる場合があります。

雇用契約書は法律用語で作成する必要はありませんので、外国人向けにわかりやすい雇用契約書を用意すると外国人従業員に対して親切です。

◇通知すべき内容が記載されているか確認すること

雇用契約を結ぶ際、雇用契約書（労働条件通知書等）で、下記内容を明示しなくてはなりません。

「労働契約の期間」
「就業の場所、従事すべき業務」
「始業、終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇」
「賃金、賃金の計算及び支払い方法、賃金の締切日、支払いの時期、昇給に関する事項」
「退職に関する事項」

上記の明示すべき内容が全て記載されているか、十分に確認する必要があります。

特に「始業、終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇」の内容については、明確な記載が必要です。

日本人はサービス残業や早めの出社など、ある程度柔軟に対処する傾向にありますが、外国人従業員は契約書に沿った時間や休日を要求する可能性が高いです。

日本人従業員によりサービス残業や早めの出社が通常的に行われている環境下では、外国人従業員にとっては労働者としての権利が侵害されていると感じ、戸惑いを覚えるかもしれません。

なお、在留資格が許可されない場合は、雇用契約は無効という一言を記載する方が無難です。

労働環境を健全に整えることが最重要ですが、早急な変化が難しい場合には、外国人との雇用契約は、そのことを踏まえ細心の注意を払って作成することが重要です。

上記以外にも雇用契約書作成時の注意点として、
「日本人と同等額以上の賃金であるか」
「在留期間と雇用期間の関係は適切であるか」
「就労ビザ（在留資格）と実際の業務内容の関係は適切であるか」等、多くの注意点があります。

雇用に関する手続きを全て自社で行うことも、もちろん可能ですが、
十分な知識と経験を有していない場合、外国人従業員・雇用主の双方に影響が及びます。

このようなリスクを防ぐため、外国人を雇用する際には申請取次行政書士等の専門家にご相談されることをお勧めします。